はじめに：「事務作業に追われて支援が手薄…」そんな日常を変えたい
「書類が終わらない」「記録ばかりで子どもと向き合えない」——
そんな悩みは、放課後等デイサービスの現場でよく聞かれるものです。
支援の質を上げるには、“現場に集中できる環境づくり”が不可欠。
その第一歩が、事務作業の効率化です。
この記事では、具体的な取り組みやツール、成功事例を交えながら「今すぐ使える効率化術」をご紹介します。
放課後等デイサービスにおける主な事務作業とは？
- 児童の記録（支援記録・日報・モニタリング）
- 個別支援計画の作成・見直し
- 請求業務（実績報告・請求ソフト入力）
- 加算申請・報告業務
- 行政対応書類の整備（体制届、監査対応資料等）
- スタッフの勤怠・シフト管理
- 保護者対応記録・契約書管理
日常的に発生する作業量は非常に多く、現場スタッフの大きな負担になっているのが現状です。
非効率な事務の現状あるある
- 「あのファイルどこ？」と紙探しに時間がかかる
- 同じ内容を複数の書類に転記している
- 記録の内容や書き方がスタッフによってバラバラ
- 「今日の作業何だっけ？」と確認に時間を取られる
- 急な監査で、書類がそろっておらず大慌て
これらの“無駄”を減らすだけで、1日30分〜1時間の業務短縮が可能になります。
効率化のための5つのアクション
① 書類のデジタル化
支援記録や日報をGoogleフォーム・Excel・専用ソフトに切り替えることで、検索・共有が圧倒的にスムーズになります。
② 業務の見える化とルール化
「誰が・いつ・何をするか」を明確にし、マニュアルやチェックリストを作成。属人化を防ぎます。
③ 定型業務のテンプレート化
日報・支援記録・面談シートなど、よく使うフォーマットは統一・簡略化。記入時間を削減できます。
④ タスク管理ツールの導入
Trello、Asana、Googleカレンダーなどで業務の進行管理・期限把握を行い、漏れや重複を防ぎます。
⑤ 外部サービス・ICTの活用
請求ソフト（例：ワイズマン、HUG、カイポケ）、記録管理ツール、チャットアプリ（LINE WORKSなど）を導入すると、チーム内連携と報告がスムーズになります。
実践事例：この工夫で変わった！成功事例紹介
記録をGoogleフォームに切り替えた事業所A：
「紙の山がなくなり、振り返りも簡単に。ICTが苦手だった職員も“慣れたら楽！”と好評です。」
テンプレート化に成功した事業所B：
「記録のバラつきが減って、監査前の修正時間が激減。新人職員も記入に迷わなくなりました。」
チャットアプリ導入の事業所C：
「口頭伝達のミスが減り、共有スピードが2倍に。会議時間も短縮できました。」
効率化にあたって注意すべきポイント
- デジタル導入の“押し付け”は逆効果：苦手な職員には研修やマニュアルを添えてフォローを
- 導入前に“現場の声”を必ず聞く：職員の納得感が成功のカギ
- 効率化＝支援の質の低下、ではない：削るのは“作業”、増やすのは“関わり”です
よくある質問（Q&A）
Q. デジタル化って結局難しくないですか？
→ スタートは「日報をExcelにする」など、小さな一歩でOK。慣れると作業が劇的に楽になります。
Q. 無料で使えるおすすめツールは？
→ Googleフォーム、Googleカレンダー、Trello、LINE WORKSなど。多くが無料プランで十分対応可能です。
Q. 効率化って結局“手抜き”になりませんか？
→ むしろ逆です。“無駄な作業”を減らすことで、“必要な支援”にもっと時間が割けるようになります。
まとめ
事務作業の効率化は、スタッフの働きやすさを高め、子どもと向き合う時間を増やすための大切な取り組みです。
- 無駄を減らし、本当に必要な業務に集中する
- チームの連携・記録の質・監査対応も向上
- 小さな工夫の積み重ねが、大きな改善につながる
“ラクしてズルする”のではなく、“仕組みで支援を良くする”視点がポイントです。
CTA（行動喚起）
「とりあえず、紙でやってるから…」という日常を一歩変えてみませんか？
まずは1つ、「明日からできる効率化」から始めてみてください。
